MEMO-009_初めてのASPベースページ(業務用)

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 ベースーページは、非常にフレキシブルで汎用性がありますが、その反面は各ユーザがあまりにも自由に活用が出来ることから、活用ルールを決めず野放しにすると収拾がつかず、折角の業務効率化ツールが逆効果となっていまいます。そこで、ここには初めてのASPベースページを活用される方のためのメモを記載します。
 当然、計画書の変更が生じます。
 (注意)リンク先の説明文中に、9号手続き(請負工事様式)とある場合は、37号と読替え理解していただきたい。(作成に非常な労力が掛かるため工事用を業務用に流用している。)

1 サイトのメンバー(属するユーザ)を決める。


(1)自己サイトのメンバーを決め、ベンダーに連絡。後で、変更追加してもよい。

(2)DESIGNポータルサイト(総合サイト)に誰を含めるか決める。ベンダーに連絡。後で、変更追加してもよい。

(3)ログインしない人を無理に登録しない! 各ユーザのログイン状況は監視されている。一か月適度使用実態がない場合、告知なしに抹消されることがある。


 

2 各ユーザの所属や電話番号を登録する。

〜 これをみんなで行うと、電話帳の様に使えて便利 〜

(1)WhatNewの「メンバー毎設定」から行う。⇒詳細

(2)これをみんなで行うと、★・・・メンバー一覧が電話帳の様になる! 
   「メイン画面へ」をクリックして、リストボックスから入ろうとするサイトを選択すると、ボックスの一番下に★・・・で表示される。

(3)注意:会社の部署の表記の仕方は統一すること。たとえば半角と全角スペースの使い方など

(4)自己紹介画面は、属するサイトすべてに変更を反映させること。追加になったサイトは自動的に自己紹介が公開されません。(発注者側のユーザによくある)


3 緊急時のブログアップ訓練を行う。

〜 これが完了しないうちは、外業を禁止!〜

 ⇒詳細

(1)業務計画書の変更として最重要。「計画書至上主義

(2)今、この場で訓練を実行してください。(ローカルへ写メする)

(3)各サイトのブログの使い分け(ローカルとポータルの使い分けをしっかり!)
 
 bpブログの種別  ローカルのブログ  ポータルのブログ
 何をUPするのか? ア 事故など緊急時
イ 日々の作業の進捗(まさしく日記そのもの)
ウ 非常に重用、評価に大きく影響するもの且つ発注者から見えないものの活動状況(例:照査の状況)
ア CSRの状況などアピールしたいもの
イ 多少、仕事以外のUPをして遊んでも良い。顔文字も良い。


4 ブログは、受注者の主張の場。(=緊急時のブログアップ訓練を兼ねている。)

〜 最も工夫(活躍)できるASP機能〜


5 スケジューラーの設定と近々の予定を記入する。

〜 これが完了しないうちは、外業を禁止!〜

 ⇒詳細

(1)どこで何をしているのか、はっきり示す!

(2)これがしっかりしていれば、Excelの週間工程表は不要。また、発注者へのメールや電話でのスケジュール連絡は不要。

(3)ただし、休日夜間作業は別途「37号手続」で起案すること。


6 データの受け渡しはFC(ファイルキャビネット)を使う。

〜 メールは禁止!〜

 ⇒詳細

(1)チェックアウトダウンロードは絶対マスタ ⇒詳細 

(2)IDとなるファイル命名を心掛ける! 上書きされる恐れのあるファイル名は、情報共有においては...
⇒IDファイル名の命名の基本


今日はここまで 1of3 end



7 "07_REGULAR”ホルダー内の”01_緊急時”に必要書類を常備!!

〜 これが完了しないうちは、外業を禁止する!〜

 ⇒詳細

(1)請負工事に比べると請負業務は、危機管理意識がかなり低い。緊急時の連絡も遅い。

    起きてしまった事故より、報告が遅いことを徹底的に攻められる。

(2) 「電話(情報)連絡報告書」などはこの中に常備する!

    本来、受注者が記入し報告するものであるが、発注者職員が初報の5分以内写真と電話での聞き取りから記入し、本部へ報告することが多い。

    つまり、様式の最低限の空白が埋まっており、どこに常備しているかがはっきりしていれば、発注者職員がすばやくサポート出来る。

    初報は、スピード優先! 不明な項目は、「不明」でよい!(ずーっと不明ではもちろんダメで、2報以降の時間的余裕より不明点を明らかにし逐次報告する。)


8 毎朝行うこと。

〜 WhatNew画面で毎朝確認!〜

 (1)自分が属するサイト全てのスケジュール

 (2)タブ 通知(従前のメールホルダーのようなもの)

 (3)タブ 新着:ブログ、掲示板

 (4)タブ 未決裁文書(電子決裁)

管理技術者、担当技術者は、毎朝ログインしなければ、情報を収集できないことになる。
他のユーザは必ずしも毎日ログインは必須ではない。


9 通知のルール

〜 すべてを一般メール通知しない!〜情報が氾濫し、業務効率が低下するだけ。

(1)基本: 「システム内の通知」は常に行い、「一般メールの通知」は重要な場合併用する

 ⇒詳細

(2)_「常体」を使用すること。

(3)儀礼的なあいさつ文は禁止

(4)日付は明確に
    昨日、今日、明日等は、見る人が何時開くかによる。
   混乱したり間違いのもと。4月1日のように明確に書くか、昨日(31日)、今日(1日)、明日(2日)のように。
   ただし、ブログは昨日、今日、明日等はok

(5)機種依存文字(または環境依存文字)は極力使用しない。 例:@

(6)ASP内でのリンクを使用し、効率的に

  例)掲示板をお知らせするのに全員通知を使わず、掲示板URLへのリンクを通知に記載し連絡する。


【ただし】
ASPになれないユーザ(受注者、発注者双方))がいるうちは、全てメールを行う。


10 掲示板への返信

〜 タイトルに要件を記載!〜

 ⇒詳細

(1)例えば、発注者からの周知のお願いに対して、毎回”了解しました”で、ぶら下がる必要ない。
 「いいね!」ボタンを押すだけにする。 

(2)コメント一覧の頭にある□をクリックすると、誰が何時既読なのかもすべてわかる。(=監視、管理されているともいえる危険なものがASP)


今日はここまで 2of3 end

11 検査をイメージする。

〜 目標を確認し計画する。〜

 ⇒検査時の状況

 ⇒ASPで説明しやすい請負業務における検定想問


12 WF(電子決裁)  ※お金の”決済”ではないから注意!

〜 ASP機能の本丸!〜

 説明は、ベンダーさんよろしく ('◇')ゞ

 
何を起案するのか?

 慣れないうちは、遡り決裁が生じるのはやむを得ない。


 重要な参考運用


 詰め込みですが 3of3 end

 文中、色々なところにリンクしてますが、下記のページが業務の履行(受注⇒業務中⇒検査)の流れに沿った総合的なASP活用手順書です。

 第一回業務円滑化会議