第2編 文章の作り方 sentence

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第1章 文体


公文書は、その性質上、だれにでも分かりやすいものでなければなりません。公文書の文体、表現の仕方等については、以下のことに留意しましょう。


第1節 文体
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公文書で用いる文体には、「ます」体(「ます」を基調とする口語体をいう。以下同じ。)と「である」体(「である」を基調とする口語体をいう。以下同じ。)がありますが、次のように使い分けます。
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1 上部機関及び他省庁並びに国の機関以外の者に対する文書は、原則として「ます」体を用います。ただし、官報報告、法令の規定に基づき公示などを必要とする文書その他「ます」体を用いることが不適切な場合は「である」体を用います。

2 他局内部に対する文書(上部機関あてを除く。)は、原則として「である」体を用います。

3 次に掲げる文章は、必ず「である」体を用います。
(1)局長通達その他の命令又は指示
(2)許可書、承認書、命令書その他法令等に基づき権限を行使するための文書


第2節 表現の仕方
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公文書で用いる言葉遣いは、以下の点に留意し、分かりやすい文書を作成するようにしましょう。
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1 接続詞や接続助詞等を適切に用い、文書が長くなることを避ける。

2 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、できるだけやめて、簡潔かつ論理的な文書によって、相手方に伝えるべき内容を正確に表現する。敬語についても、なるべく簡潔な表現とする。

3 内容に応じて、なるべく箇条書の方法を採り入れ、受信者が理解しやすいようにする。


第2章 用字



公文書にあっては、漢字は常用漢字、仮名はひらがなを用いることが原則です。


第1節 漢字と仮名の使い方

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公文書で使用する漢字は、原則として常用漢字に限るものとし、また、その音訓についても、常用漢字表に従うこととしています。
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1 ただし、次のような場合は、例外的に常用漢字表によらないことができます。
(1)地名、人名等の固有名詞を表す場合
(2)専門用語等で仮名で書くと分かりにくくなる場合

2 次のような場合は、常用漢字表にある漢字であっても仮名書きとします。
(1)代名詞
(例)これ それ どれ ここ そこ どこ この その どの こちら あちら そちら あなた
ただし、次の代名詞は、漢字で書きます。
彼 何 僕 私 我々

(2)副詞及び連体詞
(例)かなり ふと やはり よほど なお もし いかなる いわゆる あらゆる
ただし、次のような副詞及び連体詞は、漢字で書きます。
(例)必ず 少し 既に 直ちに 甚だ 再び 全く 最も 専ら 余り 至って 大いに 恐らく 必ずしも 辛うじて 極めて 殊に 
更に 少なくとも 絶えず 互いに 例えば 次いで 努めて 常に 初めて 果たして 割に 慨して 実に 切に 大して 特に 突然 無論 明くる 大きな 来る 去る 小さな 我が(国)

(3)接頭語及び接尾語
(例)お(お礼) げ(惜しげもなく) ども(私ども) ぶる(偉ぶる) み(弱み) め(少なめ) たち(子供たち)

(4)接続詞
(例)おって かつ したがって ただし ついては ところで ところが また ゆえに あるいは 
ただし、次の4語は、漢字で書きます。
及び 並びに 又は 若しくは

(5)助詞及び助動詞
(例)ない(現地には、行かない。)  ようだ(それ以外に方法がないようだ。)  ぐらい(二十歳ぐらいの人)  
だけ(調査しただけである。)  ほど(三日ほど経過した。)  など(資料などを用意する。)  まで(五日までに提出する。)

(6)形式名詞、補助動詞等
(例)こと(許可しないことがある。)  ところ(現在のところ差し支えない。)  もの(正しいものと認める。)  
とも(説明するとともに意見を聞く。)  ゆえ(一部の反対ゆえにはかどらない。)  わけ(賛成するわけにはいかない。)  
とおり(次のとおりである。)  ある(その点に問題がある。)  いる(ここに関係者がいる。)  
なる(合計すると1万円になる。) できる(だれにでも利用できる。)  うち(該当するもののうち……)  
ない(欠点がない。)
……てあげる(図書を貸してあげる。)  ……ていく(負担が増えていく。)  ……ておく(通知しておく。) 
……てくる(寒くなってくる。)  ……てしまう(書いてしまう。)  ……てみる(見てみる。)  
……てよい(連絡してよい。)  ……かもしれない(間違いかもしれない。)  ……にすぎない(調査だけにすぎない)  
……について(これについて考察する。)

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次の接頭語は、その接頭語が付く語を漢字で書く場合は、原則として漢字で書き、その接頭語が付く語を仮名で書く場合は、原則として仮名で書きます。
「ご・御」→御案内  御出席  ごあいさつ  ごべんたつ
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3 常用漢字で書き表せないものは、その部分を仮名で書きます。

(1)常用漢字でない場合
(例)遡る→さかのぼる  名宛→名あて  日頃→日ごろ

(2)常用漢字の音訓に外れる場合
(例)委ねる→ゆだねる  関わる→かかわる

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仮名は原則として平仮名を用い、片仮名は次のような場合に用います。
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(1)外国の地名及び人名

(2)外来語
ただし、外来語でも、「たばこ」、「かるた」のように、その意識が薄くなっているものは、平仮名を用いることができます。

(3)片仮名で表記される固有名詞


第2節 数字

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数字は、アラビア数字を用い、漢数字は用いないのが原則です。
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1 次のような数の感じを失した熟語・固有名詞などは、漢数字を用います。
(1)固有名詞
(例)四国 九州 二重橋

(2)概数を示す語
(例)二、三日 数十日

(3)数量的な感じのうすい語
(例)一般 一部分 一部改正

(4)万以上の数を書き表すときの単位
(例)100億 1,200万

(5)「ひとつ」、「ふたつ」、「みっつ」などと読む場合
(例)一休み 二言目 一つ 五日目

2 数字のけたの区切り方は3位区切りとし、区切りには「,」(コンマ)を用います。ただし、年号等は、区切りを付しません。
(例)12,345   1994年

3 少数、分数及び帯分数は、次の例によります。
(1)少数  (例) 0.123  0.246
(2)分数  (例) 1/4 4分の1
(3)帯分数 (例) 1 2/3

4 日付、時刻及び時間は、次の例によります。
(1)日付  (例) 平成6年4月15日  平6.4.15
(2)時刻  (例) 10時20分  13時  12:00
(3)時間  (例)  9時間15分


第3節 符号等

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区切り符号は、文章の構造、語句の関係を明らかにするために用いられるものです。
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1 区切り符号は、次のように用います。

(1)「。」(まる)
ア 「。」は、一つの文を完全に言い切ったところに必ず用います。

イ 完結する字句が名詞形のときは、原則として「。」は付けません。ただし、「……すること」、「……もの」、「……者」、「……とき」、
「……場合」などで終わる項目を列記するとき、及び列記の中で更に字句が続くときは、「。」を付けます。
(例) ……次の国事行為を行う。
(1)憲法改正、法律、政令及び条約を公布すること。
(2)国会を召集すること。
(例) ……次に掲げる事項を記載した申請書を提出しなければならない。
(1) 申請者の氏名又は名称及び住所
(2) 船名。   ただし、……を除く。

ウ ( )の中でも前記ア及びイに準じて、「。」を用います。
(例)北海道開発法(昭和25年法律第126号)
   北海道開発局(以下「局」という。)
   道路整備緊急措置法(昭和33年法律第34号。以下「法」という。)

(2)「、」(てん)
ア 「、」は、一つの文の中で、言葉の切れ、続きを明らかにする必要のあるところに用います。

イ 主語の後には、原則として「、」を付けます。ただし、条件句や条件文書の中に出てくる主語のあとには、「、」を用いません。
(例)行政権は、内閣に属する。
委員は、非常勤とする。
労働者は、事業が第20条から第25条まで及び前条第1項の規定に基づき講ずる措置に応じて、必要な事項を守らなければならない。

ウ 三つ以上の名詞を並列して使うときは、最後の二つの名詞を「及び」、「又は」などの接続詞で結び、その前に並列する名詞のつなぎには、
「、」を用います。ただし、並列する名詞の最後を「等」でくくるときは、「、」だけでつなぎ、接続詞は用いません。
(例) 河川、道路、砂防及び港湾
河川、道路、砂防、港湾等

エ 二つ以上の形容詞、副詞又は動詞を接続詞で結ぶ場合は、接続詞の前にも「、」を用いるのが原則です。ただし、意味の混同を来すおそれがない場合には、「、」を省略することができます。
(例) みだりに道路を損傷し、又は汚損すること。
価格が著しく上昇し又は上昇するおそれがあるとき。

オ 動詞、副詞又は形容詞を例示的に並列し、その最後の字句を「その他」でくくるときは、「その他」の前に「、」を用います。ただし、名詞を並列した場合の「その他」の前には「、」を用いません。
(例) 道路、橋、トンネルその他土木施設
降給し、降任し、その他著しく不利益な処分を行う。

カ 「ただし」、「なお」、「ついては」、「しかし」、「すなわち」、「また」などのように、文章の始めに置く接続詞の後には、必ず「、」を用います。
「かつ」は、句と句を接続する場合には、必ず「かつ」の前後に「、」を用います。
(例) 債権管理者は、(中間略)、担保を提供させ、かつ、利益を付するものとする。ただし、第24条第1項第1号に該当する場合、(中間略)、又は利益を付さないことができる。

キ 叙述に対して限定を加え、又は条件を示す語句の後には、「、」を用います。
(例) 内閣は、衆議院で不信任の決議案を否決し、又は信任の決議案を決議案を否決したときは、10日以内に衆議院が解散されない限り、総辞職しなければならない。

ク 「……にあっては……に」、「……においては……に」等のように、対句を文章中に用いる場合には、対句の接続にのみ「、」を用い、対句を受ける述語の前には「、」を用いません。
(例) 普通地方公共団体の長がした過料の処分に不服があるものは、都道府県知事がした処分については自治大臣、市町村長がした処分については都道府県知事に審査請求をすることができる。

(3)「・」(なかてん)
「・」は、外国の国名、人名等の区切りに用いる。また、二つの密接不可分な名詞を結ぶときのつなぎにも用いることができます。
(例) ジョージ・ワシントン  ニュー・ディール  母船式さけ・ます漁業

(4)「.」(ピリオド)
ア アルファベットによる略語及び年月日を略記する場合に用います。ただし、誤解を招くおそれのないときは、この限りではありません
(例) U.S.A. 又はUSA   平4.10.15

イ 数字の小数点を表す場合に用います。
(例) 0.123
  

(5)「,」(コンマ)
ア アルファベットによって構成された字句を列記する場合の区切りに用います。

イ 1,000以上の数字の区切りに用います。
(例) 1,234 

(6)「:」(コロン)
文章の最後に注記する場合、時刻を略記する場合の区切り等に用います。
(例) 注:本件は……である。  10:05

(7)「( )」(かっこ)
( )は、語句又は文の次に、それについて特に注記を加えるときなどに用います。

(8)「「 」」(かぎかっこ)
ア 会話又は語句を引用するときに用います。
イ 特に注意を喚起する語句等に用います。

(9)その他
次の区切り符号については、必要に応じて用いることができます。
「→」(矢印)  「−」(ダッシュ)  「=」(二重ダッシュ)  「〜」(なみがた)  「;」(セミコロン)  
「『 』」(二重かぎかっこ)  「〔 〕」(大かっこ)  「{ }」(中かっこ)

2 繰り返し符号
(1)繰り返し符号は、「々」以外は用いません。

(2)「々」は、次のように漢字の繰り返しの場合に用います。
(例) 人々  国々  年々  日々  時々
ただし、次のように異なった意味の場合には、「々」を用いません。
(例) 民主主義  学生生活  委員会会則  事務所所在地 

3 見出し記号
見出し記号は、原則として、次の順序による記号を用い、イ、ロ、ハ及びA、B、C等の記号は用いません。

第1 ----------------------  
1 ---------------------- 
(1) ------------------ 
ア ------------------
(ア) --------------

注1:項目が少ない場合は、「第1」を使わずに、「1」から始めます。
注2:見出し記号は、句読点を打たず、1字空けて次の字を書き出します。


第3章用語


公文書は、親しみやすいものでなければなりません。公文書で使用する用語については、以下のことに留意しましょう。


第1節原則

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特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることはやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用います。ただし、法令用語は、必ずそのまま用います。
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(例) 蔵匿→かくまう  牙保→あっせん  宥恕→ゆるす
刑法第103条「罰金刑以上ノ刑ニ該ル罪ヲ犯シタル者又ハ拘禁中逃走シタル者ヲ蔵匿シ又ハ隠避セシメタル者ハ二年以下ノ懲役又ハ二十万円以下ノ罰金ニ処ス」

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同一文書中、同じ内容のものを違った言葉で書き表すことのないように統一します。
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(例) 提起・提訴  趣意・趣旨

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言いにくい言葉は使わず、口調の良い言葉を用います。
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(例) 創出する→創造する  はばむ→さまたげる

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漢字を幾つもつないでできている長い言葉は、無理のない略し方を決めて用いることができます。
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(例) 日本放送協会→NHK  開発土木研究所→研究所


第2節具体的な留意事項

次の用語については、間違った用い方をされているのが、特に多くみられます。用語の意味等をよく理解して、正しく使いましょう。

1 「及び」と「並びに」
「及び」と「並びに」は、同じ意味の併合的接続詞ですが、その用い方に違いがあります。

(1)二つの語を結合する場合は、その二つの語の間に「及び」を用います。

(2)三つ以上の語を結合する場合において、結合する語に段階がないとき又は結合に強弱がないときは、最後の語の前に「及び」を入れ、その前はいくつあっても「、」で結合させます。
(例) 本局及び地方部局の----------。
職員の進退、給与、分限及び賞罰に関する-----。

(3)結合される語に段階があるときは、「及び」と「並びに」を用いて表現します。この場合、いちばん小さい結合の段階にだけ「及び」を用い、それ以外の大きい結合の段階にはすべて「並びに」を用います。したがって、「並びに」は、「及び」が用いられているときに限って用いられることになります。
(例) 職員の公務によらない死亡、廃疾、負傷及び疾病並びに分べん及び災厄その他の事故並びにその被扶養者のこれらの事に------。
国並びに都道府県、市町村及び財産区。

2 「又は」と「若しくは」
「又は」と「若しくは」は、同じ意味の選択的接続詞ですが、その用い方に違いがあります。

(1)選択する語が二つの場合は、その二つの語の間に「又は」を用います。

(2)選択する語が三つ以上ある場合において、選択する語に段階がないときは、最後の語の前に「又は」を用い、その前は、いくつ語があっても「、」で結びます。
(例) 公の秩序又は善良な風俗
郵便、電信又は電話

(3)選択する語に段階がある場合には、いちばん大きい選択の段階に「又は」を用い、それ以外の小さい選択の段階には「若しくは」を用います。したがって、「若しくは」は、「又は」が用いられているときに限って用いられます。
(例) 給与法第8条第6項若しくは第9項本文又は第35条第2項の規定にかかわらず--------。

3 「かつ」
連結される語が互いに密接不可分で、両方の語を一体として用いることによりその意味が完全に表される場合に使われます。また、「及び」や
「並びに」と類似した意味でも用いられる場合があります。
(例) 公共の安全を保持し、かつ、公共の福祉を増進することを目的とする。

4 「ただし」と「この場合において」
(1)「ただし」は、主たる文書の後に続けて行を改めずに、主たる文章に対する除外例、制限的又は例外的条件等を示す場合に用います。
(例) 役員の任期は、4年とする。ただし、補欠の役員の任期は、前任者の残任期とする。

(2)「この場合において」は、主たる文章の後に続けて行を改めずに、主たる文章の趣旨を補足的に説明する場合などに用います。
(例) 第16条第2項及び第5項の規定は、公害審査委員候補者について準用する。この場合において、同条第5項中「その職」とあるのは、「その地位」と読み替えるものとする。

5 数詞に続けて物を数えるのに添える語として、「箇」及び「か」を用います。
(1)「箇」は、漢字又は漢数字に続く場合に用います。
(例) 二箇所  数箇所

(2) 「か」は、算用数字に続く場合に用います。
(例) 3か月  2か所

6 「時」と「とき」
(1)「時」は、時代、時期、時間、時刻などの意味を表す場合に用います。
(例) 時の人  別れの時  実行の時  時々

(2) 「とき」は、「場合」という語と同じような意味を表す場合に用います。
(例) 都合の悪いとき  眠いとき  乗り遅れたとき


7 「とき」と「場合」
(1) 「とき」と「場合」を同時に用いて条件を表す際には、大きな前提条件を「場合」で表し、小さな前提条件を「とき」で示します。
(例) 更正又は決定をした場合において、脱漏があることを発見したときは……。

(2) 「とき」と「場合」を同時に用いないで、いずれか一方を用いる際には、特に準則はなく、語感等によって判断することになります。

8 「その他」と「その他の」
(1) 「その他」は、「その他」の前にある字句と「その他」の後にある字句とが並列関係にある場合に用います。
(例) 勤続期間、勤務能率その他勤務に関する諸条件
賃金、給料その他これに準ずる収入

(2)「その他の」は、「その他の」の前にある字句が「その他の」の後にある広い意味を有する字句の例示として、その一部を成している場合に用います。
(例) 内閣総理大臣その他の国務大臣
ダム、水路、貯水池その他の工作物

9 「から」と「より」
(1) 「から」は、時及び場所の起点、原因等を示す場合に用います。
(例) 東京から京都まで
過労から病気になった。
恐怖から解放される。

(2) 「より」は、比較を示す場合にだけ用います。
(例) 東京は大阪より東にある。


10 「頂く」と「いただく」
(1) 動詞の場合は、「頂く」を用います。
(例) 御返事を頂く。  表彰状を頂きました。
お土産を頂く。

(2) 補助動詞の場合は、「……(て)いただく」を用います。
(例) 待っていただきたい。  参考にしていただく。  教えていただきたい。  報告していただく。  御検討いただく。  
御協力いただく。  お待ちいただく。

11 「下さい」と「ください」
(1) 動詞の場合は、「下さい」を用います。
(例) お菓子を下さい。   お手紙を下さい。   資料を下さい。

(2) 補助動詞の場合は、「…(て)ください」を用います。
(例) お急ぎください。   御返事ください。   教えてください。

12 「直ちに」「速やかに」「遅滞なく」
この三つの用語は、いずれも、時間的に遅れてはならないことを示す副詞ですが、時間的即時性の程度に差があります。
(1) 「直ちに」は、最も時間的即時性が強いときに用います。
(例) 水防に際し、堤防その他の施設が決壊したときは、水防管理者、水防団長又は消防機関の長は、直ちにこれを関係者に通報しなければならない。

(2) 「速やかに」は、「直ちに」よりは急迫の程度が低いときに用います。
(例) 銃砲又は刀剣類を発見し、又は拾得した者は、速やかにその旨をもよりの警察署に届け出なければならない。

(3) 「遅滞なく」は、正当な又は合理的な理由による遅延は許容されるものと解されており、三つの用語の中では、最も急迫の程度が低いときに用います。
(例) 小麦販売業者は、第22条第2項各号に掲げる事項に変更があったときは、遅滞なくその旨を大蔵大臣に届け出なければならない。

13 「なお書」と「おって書」
「なお書」及び「おって書」を同一の文章中に使用する場合には、「なお書」を先に、「おって書」を後に用います。

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